對于知識密集型的公司來說，企業的文檔是重要的核心數字資產。隨著信息技術的發展，文檔作為企業生產、科研、經營等活動的真實記錄和基礎工作，在企業管理與發展方面正積極地發揮著重要作用。但是，如今，大多數企業有價值的文檔散落在員工計算機、硬盤和郵箱中，并且隨時都有丟失的風險。如何科學管理和合理應用企業文檔已經成為企業信息化的關鍵。
目前對于造價咨詢企業存儲主要存在以下幾個問題：
一、離職人員將項目文件帶走或交接而導致項目對接不順利。
二、同一個項目文件對不同業務部門的權限不同，文檔很難保證只被相關人員看到，容易導致項目內容被泄露。
三、咨詢服務業務地區范圍廣，出差家常便飯，而公司文件多、體積大，當使用移動硬盤空間不足，且發生損壞時，資料訪問不便而且工作效率也降低。
四、一個項目通常需要3-5年，文檔在外勤與內勤人員主要通過QQ、微信等社交工具匯報。歷史對話文件易丟失，照片、文件有時效，過一段時間便打不開了，如保存或收藏又容易導致空間不足，項目總負責人難以掌控項目的進度。
泛圈企業云盤在幫助企業建立私有云存儲和管理系統，幫助企業實現集中管理文檔、強化、打造信息互通、驅動的協同辦公環境。可以保證新員工可以在企業知識庫中學習經驗和成果，并迅速上手。企業云盤的知識庫將企業員工與數據聯系起來，允許文件流通，并產生更大的價值。
文件流轉
企業云盤的催辦和工作流功能實現項目文件在不同人員之間的流轉，可以提醒相關人員查看進度；工作流程則是自定義節點和人員的文件流轉，走完工作流程文件直接歸檔至原目錄。企業云盤的工作可以管理公司工作任務及內部流程審批。
文件管理
企業云盤支持權限設置，咨詢項目負責人對項目組人員按照其分工進行文檔。 可以在企業云盤中創建一些共享文件夾，并為相應職位和相關人員授予不同的訪問權限。負責項目的小組成員都能訪問到該文件，有效減少不必要的文件傳輸過程，也防止了外部人員看到項目文件的可能。文檔管理確保了在明確的分工下，文件能得到相應的保護。
隨時隨地辦公
企業云盤支持多終端訪問，可以隨時隨地跟辦公室實現文件共享和協作。例如當項目技術人員進行跨省市的現場勘查業務，可以使用手機/iPad/筆記本電腦登錄企業云盤訪問到新的資料；利用企業云盤工作組發送現場照片，并與相關人員溝通工作；完成的勘察報告直接推送給相關人員。即使異地辦公，也能和辦公室人員進行文檔緊密協作。
項目情況的了解跟進
過去，項目負責人與駐外技術人員只能通過手機溝通，來獲取項目進展的詳細信息。現在，項目負責人對項目文件夾設置關注，當技術人員上傳項目文件時，負責人能實時收到企業云盤推送的文件動態提醒。項目負責人可根據同步的文件內容來了解項目進展。
人員離職，文件交接
泛圈企業云盤是企業日常文檔協作平臺，每個員工從文件新建、編輯、共享、刪除等操作都在云中進行，日積月累，企業云盤成為了工作中必不可缺的中心位，入職員工可以在企業云盤中快速獲取豐富的工作經驗，而離職員工無法刪除或帶走這些文件。